• Secure Data Space

    FAQ

    Hintergrund Wolken

Bedienung

Wie funktioniert die Erstanmeldung?

Für die Erstanmeldung am Secure Data Space wird dem Anwender vom System ein Link mit Benutzername und Kennwort für die Erstanmeldung zugestellt.

Meldet sich der Anwender mit diesen Daten an, wird er vom System aufgefordert, ein eigenes Kennwort zu vergeben, welches ab diesem Zeitpunkt gültig ist.

Kann der Speicherplatz für einen Benutzer limitiert werden?

Der Speicherplatz für einen oder mehrere Benutzer kann über eine variable Quotierung des Datenraumes, der dem oder den Benutzern zugeordnet ist, limitiert werden.

Kann man (versehentlich) gelöschten Dateien wiederherstellen?

Der Papierkorb ermöglicht es, gelöschte Dateien in Data Rooms wiederherzustellen. Diese Funktion lässt sich pro Data Room aktivieren. Ist der Papierkorb aktiviert, werden alle künftig gelöschten Dateien in diesem Data Room zuerst in den Papierkorb verschoben.

Mehr Informationen finden Sie in unserer Knowledgebase.

Werden Schulungen und Zertifizierungstrainings für den Umgang mit dem Secure Data Space benötigt?

Der Secure Data Space zeichnet sich durch eine intuitive und benutzerfreundliche Bedienung aus. Die Software kann ohne großen Schulungsaufwand betrieben werden.

Zusätzlich bietet SSP Europe sowohl für Admins als auch Anwender in regelmäßigen Abständen Trainings und Schulungen an.
Auf unserer Webseite finden Sie stets alle aktuellen Webinar- und Schulungstermine. Gerne können Sie einen individuellen Termin über unser Kontaktformular vereinbaren.

Wie funktioniert die Suchfunktion?

Mit Hilfe der datenraumübergreifenden Suchfunktion kann komfortabel und schnell nach Dateien, Data Rooms und Verzeichnissen gesucht werden. Das Suchergebnis hängt von den jeweiligen Zugriffsberechtigungen ab und wird übersichtlich nach Ersteller, Klassifizierung, Größe, Datum und Zeit angezeigt. Das Ergebnis kann optional über Filter weiter verfeinern werden.

Hinweis: Bei der Suche nach mehreren Begriffen verbindet man diese mit einem *, zum Beispiel Rechnung*2016.

Wie kann man zusätzliche User und/oder Speicher dazu buchen?

Bestehende Kunden können zu ihrem Vertrag jederzeit zusätzliche User oder zusätzlichen Speicher hinzubuchen. Die Angebotsanfrage kann über das Ticketsystem im Control Board oder per E-Mail an insidesales@ssp-europe.eu gestellt werden.

Branding

Ist die URL für den Secure Data Space frei wählbar? Gibt es Beispiele für die Benennung?

Ab der Variante Dedicated kann die URL bzw. Subdomain frei gewählt werden.

Wir empfehlen eine Subdomain wie dataspace.ihredomain.de oder einen an das Unternehmen angepassten Namen mit Bezug zur Cloud wie Data Space, Cloudshare, Fileshare, Data Drive in Kombination mit dem Unternehmensnamen. Denkbar wäre auch eine Unterseite wie ihredomain.de/dataspace, wenn von dort aus eine Weiterleitung auf die Subdomain eingerichtet wird.

Was ist der Unterschied zwischen einem Basic und Extended Branding?

Beim Basic Branding kann das Firmen-Logo, das Favicon sowie der Login-Screen angepasst werden. Beim Extended Branding können darüber hinaus die Positionen der Text-Elemente auf der Startseite sowie sämtliche Textinhalte und Farbwerte nach Belieben gestaltet werden. Auf Anfrage kann auch ein eigenes Icon-Set integriert werden.

Integration

Gibt es die Möglichkeit den Secure Data Space mit Windows zu synchronisieren?

Mit dem Client Drive Letter können die Inhalte des Secure Data Space auf der PC-Festplatte gespiegelt und automatisch synchronisiert werden.

Kann der Secure Data Space an die AD / LDAP angebunden werden?

Der Secure Data Space kann ab der Version Dedicated  komfortabel an eine oder mehrere AD / LDAP des Unternehmens angebunden werden.

Kann der Secure Data Space auch mit Windows Phone und Blackberry genutzt werden?

Der Secure Data Space kann über Apps, die WebDav unterstützen, auf diesen Geräten eingebunden werden.

Kann der Secure Data Space auf Citrix- oder Terminalumgebungen benutzt werden?

Der Secure Data Space kann ohne Einschränkungen per Webbrowser oder WebDav als Laufwerk eingebunden werden, über das Outlook Add-In wird der Workflow für die E-Mail-Kommunikation erleichtert.

Kann der Secure Data Space in andere Anwendungen integriert werden?

Mittels der offenen Programmierschnittstelle  JSON.Rest API kann der Secure Data Space komfortabel und effizient in vorhandene Software-Anwendungen wie SharePoint, CRM, ERP, Ticketsystem etc. integrieren werden.

Hier finden Sie Informationen zur API  und zu Beispielen.

Kann der Secure Data Space mit Outlook verknüpft werden?

Der Secure Data Space lässt sich problemlos über ein Add-in mit Outlook verbinden. Über das Add-in lassen sich schnell und komfortabel sowohl neue Dateien, als auch bereits auf dem Secure Data Space vorhandene Daten freigeben sowie Upload-Konten erstellen.

Kann man mit lokalen Anwendungen wie MS Office direkt im Secure Data Space arbeiten?

Lokale Anwendungen können direkt über den Drive Letter geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden. Der Drive Letter synchronisiert geänderte Dateien anschließend nach einem voreingestellten Intervall oder über die manuelle Eingabe.

Sicherheit / Verschlüsselung

Wie funtioniert die erstmalige Nutzung von verschlüsselten Datenräumen?

Erhält ein Anwender Zugriff auf verschlüsselte Datenräume des SDS, müssen für diesen vom System erst die Schlüssel  generiert werden.

Für deren Erstellung wird der Anwender per Wizard durch die Einrichtungsschritte geführt.

Hat der Anwender die Schlüssel generiert und sein persönliches Kennwort dafür eingerichtet, muss der Data Room Admin noch die verfügbaren Daten mit diesem Anwender verknüpfen, da dieser dem System beim Hochladen der Daten noch nicht bekannt war.

Dies ist ein sehr einfacher, einmaliger Prozess, für die weitere Nutzung des SDS ist dann nur noch das Verschlüsselungskennwort beim Zugriff auf verschlüsselte Datenräume erforderlich.

Kann das SSL-Zertifikat selbst gestellt werden?

Das SSL-Zertifikat kann selbst gestellt werden. In diesem Fall muss das Zertifikat sowie der dazugehörigen Key an SSP Europe übermittelt werden.

Kann man in einem Data Room nachträglich mit Triple-Crypt Technology verschlüsseln?

Sobald sich Dateien in einem Data Room befinden, ist die nachträgliche Aktivierung der Triple-Crypt Technology aus sicherheitskritischen Gründen nicht mehr möglich.

Tipp:
Erstellt man einen neuen Datenraum und aktiviert für diesen Triple-Crypt Technology, kann man anschließend die gewünschten Daten in den neuen Datenraum hochladen. Diese sind ab sofort mit Triple-Crypt verschlüsselt.

Was bedeuten die verschiedenen Klassifizierungen beim Upload von Dateien?

Die Klassifizierung einer Datei, öffentlich, nur für interne Benutzung, vertraulich und streng vertraulich, ist eine rein optische Rangordnung, die visuell einen schnellen Überblick über die Einstufung einer Datei verschafft. Diese Klassifizierung hat keine Auswirkung auf die Verschlüsselungsmethode einer Datei.

Wenn für eine als „vertraulich“ oder „streng vertraulich“ klassifizierte Datei erstellt werden soll, ist die Passwortsetzung obligatorisch.

Wie funktioniert die Verschlüsselung der Daten auf dem Secure Data Space und was genau ist die Triple-Crypt Technology?

Alle Dateien, die über den Secure Data Space hoch- und runtergeladen werden, sind standardmäßig auf dem Server und dem Übertragungsweg verschlüsselt. Diese Verschlüsselung ist immer aktiv.

Durch die von SSP Europe entwickelte Triple-Crypt Technology werden Daten zusätzlich Client-seitig verschlüsselt und bietet maximale Sicherheit. Da jeder User mit seinem eigenen Verschlüsselungs-passwort arbeitet, wird die Usability nicht beeinträchtig.

Mehr Informationen finden Sie im White-Paper zur Triple-Crypt Technology.

Varianten

Ist bei einem Update der Secure Data Space Variante „Online“ auf „Dedicated” eine Migration möglich?

Eine Migration ist möglich. Gerne unterstützen wir Sie dabei. Bitte wenden Sie sich an Ihren vertrieblichen Ansprechpartner oder kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.